El día 9 de mayo se publicó la versión 2.5 de AtoM que trae una serie de mejoras muy valorables para los centros de archivo y que pueden ser definitivas a la hora de apostar por esta aplicación open source para la gestión y difusión de fondos archivísticos.
Os detallo un par características y dejo al final de este post en enlace a la entrada completa del Blog de Cultural Hosting donde he escrito un artículo más detallado. También la manera de solicitar acceso a la demo.
1.- GUARDAR Y RECUPERAR EL PORTAPAPELES
AtoM permite desde la versión 2.3 el uso de un portapapeles al que ir agregando los registros archivísticos de interés durante la consulta. Ahora, podemos guardar ese portapapeles y además sin necesidad de ser un usuario registrado. Al guardar, la aplicación nos mostrará un número de referencia o ID, que luego podremos utilizar para recuperar esos documentos en otra sesión independientemente del lugar desde donde estemos consultado. Nos mostrará un mensaje de aviso similar a este: " Clipboard saved. Clipoard ID is 4038126." El usuario debe anotar la ID, para posteriormente utilizando la función de “Cargar portapapeles” recuperar esas referencias. Esta nueva funcionalidad nos va a permitir mejorar nuestro flujo de trabajo para consultas e investigadores:
Consultas
Como institución archivística podemos informar del uso de esta funcionalidad a nuestros usuarios, y recibir solicitudes de consulta basadas en la ID que el usuario remite. Ejemplo, nuestro investigador nos envía la ID de su portapapeles y la fecha en la que va a visitar el centro, y nosotros podremos tener el listado de documentos listos para ser consultados. Genial, ¿no? Implementarlo en nuestro flujo de trabajo es tan sencillo como recibir un email o habilitar un formulario web de consulta.
Investigación
Un grupo de investigadores puede compartir los portapapeles de los documentos sobre los que están trabajando individualmente o en grupo. Una sencilla hoja de control sobre las ID, y tenemos una herramienta realmente útil para grupos de trabajo.
2.- REGISTRO DE AUDITORÍA
Ahora existe una opción en la configuración general para activar el log de modificaciones. Esto nos va a permitir lo siguiente:
- Ver el registro de creación y modificación de una descripción archivística y qué usuario la ha realizado
- Ver el registro de actividad de un usuario registrado que trabaje con nuestra instancia de AtoM
- Listar y revisar todos los nuevos elementos creados de nuestra aplicación. Esta última opción permite añadir los registros a un portapapeles y como hemos indicado anteriormente, podríamos por ejemplo enviar todos los registros creados como borrador en el día para que un responsable de descripción pudiera revisarlos y cambiar su estado a publicado.
Esta funcionalidad es muy de valorar a la hora de trabajar en equipo sobre la aplicación y poder llevar un control de actividad.
A continuación dejo los enlaces para el que quiera profundizar.
Enlaces al artículo completo:
Español —> Nuevas funcionalidades en AtoM 2.5 (Access to Memory)
Inglés —> New features in AtoM 2.5 (Access to Memory)
Solicitud de acceso a la demo:
Como actualmente la demo oficial de AtoM es la versión anterior 2.4.1, si alguno de vosotros está interesado en acceder a una instalación de la versión 2.5 para ver las nuevas funcionalidades, como usuarios de ArchiveSpain únicamente tenéis que escribirme un mensaje privado a través del foro 
Un saludo a todos,
Samuel
